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なにかが入って、なにかが出る

カガク (化学・科学) 、留学、資格など、経験談を気ままに発信していきます

ミーティングを早く終わらせるために必ず持っておくべきたった1つの意識

文化

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こんにちは。てけです。

 

日本に帰国して特に感じるのが、ミーティングの長さです。日本では日本の流儀に従おうと考えてはいるものの、やっぱり長いと思います。ビデオ録画して、後で早送りできればいいのに…。

 

自分でミーティングを企画するときには、時間通りに終わらせられるよう、手を尽くしてきました。その中で、ミーティングを企画するときに、これは外せないなと感じた心がけ、意識をたった一つだけご紹介します。

 

それは、「時刻通りのミーティング終了こそ素晴らしい!」という意識です。

 

…この記事を偶然みた方の中には、「何こいつ当たり前のこと言ってんの?」と思った人もいると思います。そうです。当たり前なのです。ただ、当たり前のことほど、毎日実行するのは難しいです。

 

職場で挨拶をする。

朝食を食べる。

恋人や結婚相手、あるいは友達と1時間以上は会話をする。

一定額以上を貯金する。などなど…

 

どれも、簡単そうです。でも、どんなことがあっても、毎日できるでしょうか。その質問に明確にYesと言える人は、それほど多くはないのではないでしょうか。

 

実際、特に日本では、終了時刻通りにミーティングを終了させることは、意識して終了させようとしなければ、本当に難しいのです。特に、今まで習慣として長いミーティングを企画してきた人たちは、長いミーティングを企画することが習慣になっています。すると、長いミーティングができなくなると、感情や体調にすら悪影響を及ぼすようにすらなります。「まだ足りない。やらないと気持ちが悪い、不安になる。」状態になります。人の習慣を一朝一夕で変えるのは、難しいのです。

 

しかし、もし長時間労働を本当に減らしたいと考えている場合、まずはミーティングに対する考え方を変えて、真剣に労働生産性の向上に向けて動きだす必要があると思っています。真剣にと太字にした理由は、「自分の恋人、息子や娘を入れても大丈夫な労働環境であると明確に答えられるような部署にする」思いで改革をするほどの真剣さが必要かもしれないと思ったからです。

 

アメリカで大学生活をしていて驚いたことに、アメリカで学生生活や仕事をする際には、「終了時刻に気を配らなければならない」ことでした。

 

大学の授業では、授業の終了時刻になれば、生徒は勝手に教室を出て行きます。ミーティングでも、時間が来れば、「終了時間なので、やめましょう。残りは明日にしませんか。」と指摘がきます。指摘がなくても、露骨にため息をされたり、窓の外をみられたりします。大学の授業でプレゼンを評価する際には、決まった時間でプレゼンを遂行できるかが評価項目にあります。「1分超過ごとに1点減点」など、時間超過への減点も課されたりします。

 

逆に、開始が遅くなっても、終了時刻を守りさえすれば、手際の良さから、いい評価がもらえたりすることもあります。

 

アメリカに住んでいる人は、他者に人生をコントロールされることを嫌う人が比較的多いように感じます。しかし、この感覚が、「始まりの時間以上に終わりの時間に厳しい」環境を作っているような気がします。

 

しかし、日本では、「始まりの時間は異常に厳しいけれど、終わりの時間は非常にルーズ」な環境がほとんどだと思います。

 

ここで、時間を超過しても行うべき、大切なミーティングは山のようにあるという意見もあると思います。しかし、そのようなことを言ってしまうと、大切でないミーティングをなぜやっているのかということになります。ミーティングはどれも大切なのです。なので、全て一様に、終了時刻を意識したミーティングの遂行を考える必要があると思うのです。

 

そして、アメリカに住んでいる人たちよりはずっとずっと従順な人が多い日本であっても、働く人は皆、仕事以外の人生もあります。このことを、これから私たちは、より強く意識をしなければならないと思います。そして、ミーティングでの生産性を上げることに、真摯に取り組む必要があると思います。

 

ミーティング前に、アジェンダを作り、配布をしたでしょうか。ミーティングで何を決めなければならないかを決めているでしょうか、ミーティングで何を決めなければならないかを全参加者は知っているでしょうか。プレゼンに制限時間を設けているでしょうか。終了時点において、参加者は皆、ミーティングで何か決まったのか言えるでしょうか。

 

こういったことを確認しながら、ミーティングを行うだけでも、ミーティングの質は向上すると思います。参加者が、ミーティングの後で、何が決まって、自分はどう動くべきかわかるような、たった30分のミーティング…想像するだけでワクワクします。

 

ここで、プレゼンに制限時間を設けたら何も言えないのではないかという意見もあると思います。しかし、プレゼンに制限時間があれば、デスクで最低1〜2回はプレゼン内容を口ずさんだり、人によっては人のいない会議室で練習する人もいると思います。無駄な作業なようですが、この練習をすることで、プレゼンの中の贅肉部分がわかり、よりすっきりとした、シンプルなプレゼンができるようになっていくと僕は経験上、思います。結果的に、プレゼンがわかりやすくなるのです。なので、制限時間を設けることは、プラスに働くと思います。

 

まるでサッカーW杯の決勝戦後半の45分のようなワクワク感と緊張感を持ったミーティングをすること、これは僕の夢の1つです。

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